Spolupráce odborů a oddělení

Všechny odbory a oddělení mají povinnost spolupracovat v rámci problematiky, která spadá do jejich působnosti. Jedná se především o shromažďování komplexních stanovisek, předkládání odborných názorů a skupinová řešení zvlášť závažných úkolů, přesahujících rámec jednoho odboru nebo oddělení. Koordinaci spolupráce odborů a jejich odborných stanovisek zabezpečuje tajemník nebo zaměstnanec pověřený vedením pracovní skupiny. Koordinaci spolupráce oddělení a jejich odborných stanovisek zabezpečuje vedoucí odboru.

Spory, vznikající na úrovni odborů ÚMČ BS při zabezpečování pracovních úkolů, řeší jejich vedoucí, a to především vzájemnou dohodou. Nedojde-li k dohodě, je nutno spor předat funkčně vyššímu vedoucímu k rozhodnutí.

Z důvodů plynulého a řádného chodu úřadu a vyřizování běžných záležitostí je nezbytné, aby jednotliví zaměstnanci byli v době své nepřítomnosti zastoupeni jiným, předem určeným zaměstnancem:

• vedoucí odboru určí svého zástupce se souhlasem tajemníka a vymezí mu rozsah zastupovaných činností;
• zastupování zaměstnanců, kteří nejsou vedoucími zaměstnanci, určuje jejich nejbližší nadřízený vedoucí.

Zastupovaný si může vyhradit právo rozhodnutí o zvlášť důležitých otázkách, případně pozastavit rozhodnutí svého zástupce. Zastupovaný a zástupce jsou povinni se vzájemně informovat o všech skutečnostech, které mohou mít vliv na řádný výkon svěřené funkce.

Standardní komunikace se uskutečňuje prostřednictvím:

• porad vedení;
• porad tajemníka s vedoucími odborů v měsíční periodě, z porad jsou pořizovány záznamy;
• porad vedoucích odborů s pracovníky odborů, kde se hodnotí výsledky a řeší organizační problémy;
• operativních porad pracovníků, pracovních skupin (i napříč odbory) za účelem řešení konkrétních úkolů, cílů jakosti a problémů;
• intranetu úřadu;
• interního časopisu.

Všechny provozní informace, které je nutné předávat v rámci úřadu, jsou předávány elektronicky prostřednictvím e-mailové pošty nebo E-spisu. Je možné takto předávané zprávy digitálně podepsat, aby byl jednoznačně identifikován odesílatel v případě, že závažnost předávané informace si tento postup vyžaduje.